Kiat Menjadi Pegawai Administrasi Profesional

Profesional adalah seseorang yang memiliki suatu profesi tertentu, juga dapat digunakan untuk pengertian suatu aktivitas yang menerima bayaran. Profesi sendiri merupakan pekerjaan yang membutuhkan pelatihan dan penguasaan terhadap suatu pengetahuan khusus. Suatu profesi biasanya memiliki asosiasi profesi, kode etik, serta proses sertifikasi dan lisensi yang khusus untuk bidang profesi tersebut. Contoh profesi adalah pada bidang hukum, kedokteran, keuangan, militer,teknik dan desainer.

Lalu, bagaimana kiat menjadi pegawai administrasi yang profesional?
Menurut Burton dkk. (2000), ada beberapa hal yang  bisa dilakukan agar menjadi pegawai administrasi yang profesional, yaitu:

• Menjadi orang yang efisien dalam mengorganisasi pekerjaan, pengelolaan waktu, menetapkan sikap yang diambil dan penyusunan prioritas kerja.
• Memahami pemakaian software yang tepat dan dibutuhkan kantor.
• Memahami prosedur persiapan dan proses komunikasi tertulis, membuat surat, memroses surat masuk dan keluar serta menyiapkan laporan.
• Memahami konsep dan prosedur equipment oriented – bekerja dengan e-mail, memanfaatkan kalender elektronik, voice mail, local are network (jaringan komputer lokal), online database, dan mengerti penggunaan multimedia.
• Memahami prosedur dan tata kerja untuk bernegosiasi dengan pelanggan maupun karyawan, baik secara bertatap muka (face to face) di kantor, dalam rapat kerja, menjawab telepon, membuat janji, fan membuat perencanaan perjalanan dinas.
• Mengoptimalkan penggunaan otomatisasi kantor  – fotokopi, scanner, facsimile.
• Memanfaatkan dengan baik sumber data yang kredibel, database maupun internet dalam menggali informasi yang dibutukan pekerjaan perkantoran.
• Memahami filing dan records control – prosedur-prosedur filing, aturan, sistem, peralatan, hambatan dan penyimpanan.
• Memahami jasa pelayanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor.
• Mengetahui pentingnya job campaign dan cara mengumumkannya.
• Menyadari akan adanya peluang karier dan mobilitas pekerjaan dalam kantor.

Yang terpenting adalah sikap untuk selalu berinvestasi dalam pengetahuan dan keterampilan baru untuk menghadapi dan menyikapi tantangan yang dihadapi perusahaan di masa yang akan datang. (Badri Munir Sukoco, 11).
Karakteristik Profesi
Profesi adalah pekerjaan, namun tidak semua pekerjaan adalah profesi. Profesi mempunyai karakteristik sendiri yang membedakannya dari pekerjaan lainnya. Daftar karakteristik ini tidak memuat semua karakteristik yang pernah diterapkan pada profesi, juga tidak semua ciri ini berlaku dalam setiap profesi:

• Keterampilan yang berdasar pada pengetahuan teoretis: Profesional diasumsikan mempunyai pengetahuan teoretis yang ekstensif dan memiliki keterampilan yang berdasar pada pengetahuan tersebut dan bisa diterapkan dalam praktek.
• Asosiasi profesional: Profesi biasanya memiliki badan yang diorganisasi oleh para anggotanya, yang dimaksudkan untuk meningkatkan status para anggotanya. Organisasi profesi tersebut biasanya memiliki persyaratan khusus untuk menjadi anggotanya.
• Pendidikan yang ekstensif: Profesi yang prestisius biasanya memerlukan pendidikan yang lama dalam jenjang pendidikan tinggi.
• Ujian kompetensi: Sebelum memasuki organisasi profesional, biasanya ada persyaratan untuk lulus dari suatu tes yang menguji terutama pengetahuan teoretis.
• Pelatihan institutional: Selain ujian, juga biasanya dipersyaratkan untuk mengikuti pelatihan istitusional dimana calon profesional mendapatkan pengalaman praktis sebelum menjadi anggota penuh organisasi. Peningkatan keterampilan melalui pengembangan profesional juga dipersyaratkan.
• Lisensi: Profesi menetapkan syarat pendaftaran dan proses sertifikasi sehingga hanya mereka yang memiliki lisensi bisa dianggap bisa dipercaya.
• Otonomi kerja: Profesional cenderung mengendalikan kerja dan pengetahuan teoretis mereka agar terhindar adanya intervensi dari luar.
• Kode etik: Organisasi profesi biasanya memiliki kode etik bagi para anggotanya dan prosedur pendisiplinan bagi mereka yang melanggar aturan.
• Mengatur diri: Organisasi profesi harus bisa mengatur organisasinya sendiri tanpa campur tangan pemerintah. Profesional diatur oleh mereka yang lebih senior, praktisi yang dihormati, atau mereka yang berkualifikasi paling tinggi.
• Layanan publik dan altruisme: Diperolehnya penghasilan dari kerja profesinya dapat dipertahankan selama berkaitan dengan kebutuhan publik, seperti layanan dokter berkontribusi terhadap kesehatan masyarakat.
• Status dan imbalan yang tinggi: Profesi yang paling sukses akan meraih status yang tinggi, prestise, dan imbalan yang layak bagi para anggotanya. Hal tersebut bisa dianggap sebagai pengakuan terhadap layanan yang mereka berikan bagi masyarakat.

Apakah arsiparis memiliki peluang untuk menjadi profesi, dan bekerja profesional dengan memenuhi karakteristik yang melekat pada suatu profesi sebagaimana di sebutkan di atas? Tentu tidak ada hal yang tidak mungkin untuk sebuah harapan, bukan?
Sumber:
Badri M. Sukoco SE., Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, 2006, hlm. 11
http://id.wikipedia.org/wiki/Profesi