Dalam pengertian luas, arsip dapat dikatakan sebagai catatan atau dokumen, ia merupakan saksi bisu dari suatu peristiwa dan bukti otentik untuk mencari keadilan dalam masyarakat. Bentuk catatan dan dokumen itu bisa bermacam-macam, namun yang terpenting harus memiliki nilai orsinalitas serta keotentikan yang tinggi sehingga ia menjadi sumber acuan terpercaya. Arsip bahkan dapat membentuk suatu keyakinan akan sebuah fakta sejarah yang diyakini masyarakat artinya, arsip dapat menentukan bagaimana masyarakat memandang ideologi,kepatuhan kepada pemimpin negara dan berpartisipasi dalam politik,ekonomi,hukum,sosial,budaya dll. Tetapi persoalannya, bagaimana dengan kesadaran mengenai kearsipan di indonesia ? Berbagai fenomena yang kerap terjadi dan berhubungan erat dengan masalah arsip menunjukkan bahwa kesadaran mengenai arsip bagi bangsa kita masih rendah. Bahkan, dalam tingkatan pemerintah, kecenderungan ini kadang sangat menonjol.
Bisa kita bayangkan, jika tiap pegawai yang terlibat dalam instansi pemerintah menganggap arsip sebagai sesuatu yang tidak penting, maka pada tingkatan masyarakat tentunya akan lebih parah lagi. Dan tentu saja pendapat ini ibarat sebuah hipotesis, tanpa bermaksud mendahului penelitian ilmiah yang harusnya menjadi pondasi untuk menentukan tingkat kesadaran kearsipan, baik di tingkat pemerintah maupun masyarakat secara umum. Namun asumsi ini menurut penulis sekali lagi sangat beralasan jika kita merujuk pada pengalaman yang sering terjadi.
Budaya menyimpan dokumen dan arsip bagi masyarakat indonesia masih rendah. Arsip ibarat barang kelas dua , dianggap tidak berharga, tidak berguna dan sepele. Sehingga arsip terkadang hanya asesoris yang menghiasi ruangan kantor atau kamar dalam sebuah rumah. Diiletakan sembarangan, tercecer dimana-mana. Bahkan sebagian dibuang atau menunggu giliran untuk disingkirkan tanpa harus berfikir dua kali. Dan akhirnya kita sering terlambat menyadari dan baru merasakan penyesalan ketika kita memerlukan sebuah arsip untuk suatu kepentingan tertentu (yang dulu kita anggap sebagai sesuatu yang tidak berguna).
Kesadaran mengenai arsip memang belum membudaya di Indonesia. Padahal jika kita mengambil pelajaran dari pemerintah kolonial Belanda, seharusnya banyak fakta sejarah dan dokumen yang dapat kita gunakan untuk berbagai keperluan pada saat ini. Jika kita telusuri ke museum-museum, maka kita akan banyak menemukan arsip hasil pendataan Belanda/VOC. Seperti halnya surat perjajian antara raja-raja nusantara dengan VOC, mengenai usaha pertanian dan perkebunan, hinga tanggal pertempuran berikut jumlah pasukan dan korban mati serta luka-luka. Pemerintah kolonial dengan sedemikian rupa telah mencatat lintasan sejarahnya di Nusantara dengan sangat rapih. Bahkan, gambar-gambar rancangan bangunan di jaman Belanda yang berumur ratusan pun disimpan dengan baik.
Menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah naskah atau catatan yang tanggungjawab pengelolaannya ada pada pemerintah. Arsip merupakan dokumen negara yang otentik dan kredibel sebagai bukti utama bagi pelaksana pemerintah dan pembangunan. Arsip berfungsi sebagai mmori kolektif dan bukti jati diri bangsa serta bahan pertanggungjawaban nasional, yang pada gilirannya diwariskan kepada generasi mendatang dan dipergunakan serta dimanfatkan seluas-luasnya untuk kemaslahatan bangsa.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 juga mengamanatkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) agar menertibkan penyelenggaraan arsip dinamis dan wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip statis, baik dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, maupun dari swasta, dan perorangan. Khasanah arsip yang ada di ANRI terbagi menjadi lima periode yang meliputi periode lebih dari 400 tahun. Sejak berdirinya VOC pada tahun 1602 hingga saat ini.
Sistem informasi pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komuniasi (SIPATI) serta sistem jaringan informasi kearsipan nasional (SIJKN) yang handal yang dikelola secara fungsional dan profesional mrupakan bagian terpadu untuk mendukung pembangunan yang berkelanjutan dan berkesinambungan dan terselamatkannya arsip sebagai memori kolektif dan warisan budaya bangsa. Teknologi informasi ini tentunya didukung kemampuan sumber daya manusianya yang memenuhi.
Tidak ada kata terlambat untuk menumbuhkan kesadaran pentingnya arsip bagi kita. Mulailah membiasakan diri untuk menyimpan berbagai arsip secara rapih dan teratur, dan disesuaikan dengan isinya, baik dirumah maupun ditempat kerja kita. Dari hal-hal kecil sekalipun. Apabila semua orang, lembaga pemerintah atau swasta menyadari bahwa arsip adalah sama dengan aset, maka secara tidak langsung kita telah menumbuhkembangkan potensi yang kita miliki, dan terbiasa mengevaluasi diri dan mempersiapkan langkah-langkah selanjutnya (baik dalam urusan pekerjaan maupun keluarga) dengan didasari data otentik serta membantu menyiapkan pembangunan berkelanjutan di segala bidang. (Dikutip dari majalah Gema Kearsipan : tulisan dari Dedy Rahmat,S.IP.M.Si)
http://bapusipda.jabarprov.go.id/?action=News&id=65&page=1
Tidak ada komentar:
Posting Komentar